Списки дел — пустая трата времени

Дискуссия [0]

Версия для печати

Прекратите составлять списки дел, — призывает автор Harvard Business Review Дэниел Марковитц. Это занятие приводит вас напрямую к неудачам и разочарованиям. Взгляните на свои списки. Сколько там пунктов томится в ожидании? Как часто Вы просматриваете список дел, чтобы выбрать что-нибудь, что можно закончить за пару минут? Что из намеченного — не просто очередная задача, а серьезные проекты, требующие отдельного планирования?

Есть пять основных проблем со списками задач, которые делают их неэффективными.

1. Парадокс выбора. Барри Шварц и Шина Айенгар изучали проблемы, вызванные слишком большим числом вариантов выбора. Шварц отмечает, что увеличение числа вариантов увеличивает наши негативные эмоции. Айенгар показала, что наш мозг может обрабатывать только около семи вариантов выбора, иначе он испытывает перегрузки. Один лишь вид списка дел из 58 пунктов способен парализовать вас или ввести в «спящий режим»: вы будете скорее целый час читать почту, чем заниматься реальной работой.

2. Различная сложность задач. Когда ваш список содержит и мелкие трехминутные задачи и те, на реализацию которых потребуется более получаса, вы, естественно, сосредоточитесь на выполнении быстрых дел, чтобы получить большую психологическую отдачу от вычеркивания пункта из списка. Это означает, что некоторые из этих задач — например, редактирование 135 страниц нового положения о вознаграждении сотрудникам — будут отложены в долгий ящик.

3. Неоднородность приоритетов. Когда ваш список включает в себя пункты, имеющие разный приоритет, вы склонны браться за задачи с приоритетом «А», оставляя за бортом менее приоритетные задачи, пока они сами собой не превратятся в приоритет «А». Но подумайте, предпочли бы вы позаботиться об обслуживании своего автомобиля, пока оно имеет низкий приоритет или, когда оно приобретет приоритет «А»: когда ваша машина сломается в 3 часа ночи в пустыне Мохаве за 175 миль от дома?

4.Отсутствие контекста. Списки задач не обеспечивают достаточный объем информации для решения задач, которая помогла бы вам определить, за какие из них взяться. На бумаге все задачи выглядят одинаково: строчка из трех-четырех слов. Но этого недостаточно, чтобы отразить всю важную информацию: сколько времени потребуется на реализацию задачи? И, соответственно, сколько времени у вас в наличии? Если вы не можете ответить на эти вопросы, то вы не сможете обдуманно принять решение, какая задача будет следующей.

5.Отсутствие ограничителей. Ничто не мешает вам из списка выбрать самые приятные задачи, а не наиболее важные (и часто самые сложные) из-за отсутствия «встроенных ограничителей», которые заставили бы вас сделать то, что, в противном случае, вы бы не выбрали самостоятельно. Китайский генерал Хань Синь использовал географические особенности местности как «встроенные ограничители»: он располагал своих солдат спиной к реке, чтобы они не могли убежать от врага. Вы можете использовать в качестве ограничителей гораздо менее радикальные средства — например, программное обеспечение, которое отключает доступ в интернет на заранее определенный период времени.

Альтернативой бесполезным спискам дел я могу назвать «проживание своего календаря». Это подразумевает выбор задач из списка дел, оценка их по временным затратам и расположение в вашем календаре (не забудьте оставить время для обработки электронной почты и выделить один-два часа в день, чтобы справляться с неизбежно возникающими срочными задачами).

Это важное упражнение: вы, вероятно, обнаружите, как трудно найти место для всех задач. Но это реальность вашей жизни. Вы просто используете календарь, чтобы нарисовать реальную картину требуемого времени для реализации ваших задач.

Расположение ваших задач в календаре позволит вам обдуманно ответить на вопрос, стоит ли начинать новый проект. И если уж вы решите за него взяться, то сможете определить, когда вы реально могли бы заниматься им.

Вы можете подумать: «Я же не могу сказать своему боссу, что не смогу закончить это к середине февраля». Но вы должны сказать «нет». Например, финансовый директор говорит «нет», когда президент хочет переехать в новое здание или нанять новых людей, а компания не может себе это позволить — это часть его профессиональной ответственности. У вас есть такая же ответственность — сформировать правильные ожидания относительно того, что может быть выполнено при наличии того количества рабочего времени, которое у вас имеется.

Итак, выкиньте свои списки и начните жить по собственному расписанию.