Что делать, если команда молчит на онлайн-совещаниях | Большие Идеи

・ Управление персоналом
Статья, опубликованная в журнале «Гарвард Бизнес Ревью Россия»

Что делать, если команда молчит
на онлайн-совещаниях

Восемь способов вовлечь в разговор даже самых неактивных участников

Автор: Джоэл Шварцберг

Что делать, если команда молчит на онлайн-совещаниях
Фото: HBR/Antti Heikkinen/Getty Images

читайте также

Революционный бизнес зрелой компании

Говиндараджан Виджай,  Крис Тримбл

15 проектов, которые изменили мир

Сюзан Вулф Диткофф,  Эйб Гриндл

«Сейчас последний момент, когда можно накачать деньгами банковские ячейки»

Анна Натитник

Алексей Мордашов: как Индустрия 4.0 меняет управление

Алексей Мордашов

Несомненно, виртуальные совещания упрощают рабочие коммуникации. Их легче организовать и посетить (посчитайте, насколько больше у вас сейчас проходит совещаний в Zoom, чем раньше проходило при личном участии). Мало того, благодаря дополнительным возможностям, таким как чат, окошки для вопросов и ответов, комнаты обсуждений, иконки реакций, виртуальная доска и различные приложения, стало проще обращаться к участникам и просить их поделиться идеями.

Но задать вопрос и получить содержательный ответ — совершенно разные вещи, и перед нами возникает старая проблема в современном контексте: как просить поделиться идеями или обратной связью во время виртуальной встречи, чтобы получать ценные ответы (и не только от экстравертов)?

Опираясь на свой опыт проведения совещаний, работы с ведущими встреч и изучения способов повышения эффективности виртуальных собраний, ниже я изложу восемь тактик, позволяющих получить ответы даже от самых молчаливых участников.

1. Отправьте вопросы заранее

«Стив, не мог бы ты включить микрофон и рассказать, почему выбрал №2?»

«Келли, ты назвала продукт инновационным. Расскажи, пожалуйста, почему».

«Джордж, твоя команда стала более эффективной, и это здорово. Приведешь несколько примеров?»

Даже тем, кто с наименьшей вероятностью поднимет руку на совещании, легче прокомментировать вслух то, что они написали в чате, чем говорить с нуля.

Эффективный способ пригласить к дальнейшей дискуссии по обсуждаемой теме — спросить, согласны ли присутствующие. Например: «Напишите “А” в чате, если согласны с Келли или хотите предложить другое слово, характеризующее продукт».

Важно называть людей по имени и повторять их слова. Так вы показываете, что цените команду и ее идеи, и вашим коллегам комфортнее поделиться своим мнением в обсуждениях.

5. Четко обозначьте, что вам нужно

Когда я хочу мягко мотивировать людей ответить на вопрос, я часто говорю: «Мне нужны всего три идеи». Это снижает тревогу, потому что я ясно даю понять, что мне не нужно, чтобы высказались все, но и ставки повышаются, так как мы не пойдем дальше, пока я не получу три идеи.

Я заметил, что люди больше склонны добровольно высказываться, когда им ясны мои ожидания. Если я просто прошу идей, то часто не получаю ни одной. Если я прошу о трех идеях, то получаю три. И последняя обычно приходит в голову быстрее всего, потому что все чувствуют, что заканчивают выполнение задачи, а не участвуют в бесконечном упражнении.

6. Не стыдите участников

Верный способ усилить нерешительность людей — это стыдить их. Конечно, никто не станет стыдить свою команду специально, но иногда руководители на совещании делают это не нарочно, жалуясь на отсутствие реакции: «Ни у кого нет вопросов? Правда? Это важно! Не могу поверить, что нет ни одного вопроса».

В результате участники начинают испытывать беспокойство и чувствуют себя виноватыми. Кроме того, вы, вероятно, услышите сравнительно бессмысленные комментарии от людей, которые просто хотят покончить с неловкой ситуацией.

Еще одна неловкая ситуация может возникнуть в конце совещания, когда ведущий называет (а на деле критикует) тех, кто не участвовал в обсуждении. Помните, что в течение совещания любой участник имеет право молчать, и его молчание может отражать стиль коммуникаций или крайний дискомфорт. Ваша задача — сделать так, чтобы каждый мог чувствовать себя увереннее и был готов, а не обязан высказаться.

7. Отсчитывайте время тишины

Если желающих ответить на ваш вопрос нет, надо переходить к новому вопросу или переформулировать старый так, чтобы на него было легче ответить. Но сколько нужно ждать? Элиз Кит, основательница и CEO компании Lucid Meetings, рекомендует правило пяти секунд: сосчитайте про себя до пяти, ожидая ответа на вопрос, затем переходите к следующему. Смысл в том, что четыре секунды может оказаться недостаточно, а шесть будут выглядеть томительной паузой.

Лично я предпочитаю давать семь секунд, но вы можете менять время по своему вкусу. Не знаю, обосновано ли это правило с научной точки зрения, но оно дает ведущему инструмент поддержки инклюзии, предотвращает неловкость и — конечно же — избавляет от домыслов.

В моей организации эта тактика получила такую известность, что иногда руководители с усмешкой произносят: «Семь секунд прошло, двигаемся дальше».

8. Это разговор, а не интервью

У вас может быть список подготовленных вопросов, но задавайте их в контексте, чтобы не выглядеть работником, переписывающим население. Не говорите «Мой первый вопрос… Мой второй вопрос… Мой третий вопрос…», лучше скажите что-то вроде «Следующий вопрос связан с тем, что ранее сказал Джим…» или «Следующий вопрос связан с проблемой, которую мы обсуждаем с собрания в прошлом месяце…»

Главное — самому быть участником разговора, а не просто вести заметки. Если люди увидят, что вам небезразлична тема обсуждения, вы обращаете пристальное внимание на подробности и участвуете в нем, им будет комфортнее делиться с вами мыслями.


***

Сделать так, чтобы большинство участников встречи отвечали на вопросы, может оказаться нелегко, но виртуальные совещания дают вам инструменты, которые помогут справиться с такими сложностями. И если ничего не помогает, у вас есть пять-семь секунд, прежде чем вы сможете попытаться еще раз.