читайте также
Несомненно, виртуальные совещания упрощают рабочие коммуникации. Их легче организовать и посетить (посчитайте, насколько больше у вас сейчас проходит совещаний в Zoom, чем раньше проходило при личном участии). Мало того, благодаря дополнительным возможностям, таким как чат, окошки для вопросов и ответов, комнаты обсуждений, иконки реакций, виртуальная доска и различные приложения, стало проще обращаться к участникам и просить их поделиться идеями.
Но задать вопрос и получить содержательный ответ — совершенно разные вещи, и перед нами возникает старая проблема в современном контексте: как просить поделиться идеями или обратной связью во время виртуальной встречи, чтобы получать ценные ответы (и не только от экстравертов)?
Опираясь на свой опыт проведения совещаний, работы с ведущими встреч и изучения способов повышения эффективности виртуальных собраний, ниже я изложу восемь тактик, позволяющих получить ответы даже от самых молчаливых участников.
1. Отправьте вопросы заранее
«Стив, не мог бы ты включить микрофон и рассказать, почему выбрал №2?»
«Келли, ты назвала продукт инновационным. Расскажи, пожалуйста, почему».
«Джордж, твоя команда стала более эффективной, и это здорово. Приведешь несколько примеров?»
Даже тем, кто с наименьшей вероятностью поднимет руку на совещании, легче прокомментировать вслух то, что они написали в чате, чем говорить с нуля.
Эффективный способ пригласить к дальнейшей дискуссии по обсуждаемой теме — спросить, согласны ли присутствующие. Например: «Напишите “А” в чате, если согласны с Келли или хотите предложить другое слово, характеризующее продукт».
Важно называть людей по имени и повторять их слова. Так вы показываете, что цените команду и ее идеи, и вашим коллегам комфортнее поделиться своим мнением в обсуждениях.
5. Четко обозначьте, что вам нужно
Когда я хочу мягко мотивировать людей ответить на вопрос, я часто говорю: «Мне нужны всего три идеи». Это снижает тревогу, потому что я ясно даю понять, что мне не нужно, чтобы высказались все, но и ставки повышаются, так как мы не пойдем дальше, пока я не получу три идеи.
Я заметил, что люди больше склонны добровольно высказываться, когда им ясны мои ожидания. Если я просто прошу идей, то часто не получаю ни одной. Если я прошу о трех идеях, то получаю три. И последняя обычно приходит в голову быстрее всего, потому что все чувствуют, что заканчивают выполнение задачи, а не участвуют в бесконечном упражнении.
6. Не стыдите участников
Верный способ усилить нерешительность людей — это стыдить их. Конечно, никто не станет стыдить свою команду специально, но иногда руководители на совещании делают это не нарочно, жалуясь на отсутствие реакции: «Ни у кого нет вопросов? Правда? Это важно! Не могу поверить, что нет ни одного вопроса».
В результате участники начинают испытывать беспокойство и чувствуют себя виноватыми. Кроме того, вы, вероятно, услышите сравнительно бессмысленные комментарии от людей, которые просто хотят покончить с неловкой ситуацией.
Еще одна неловкая ситуация может возникнуть в конце совещания, когда ведущий называет (а на деле критикует) тех, кто не участвовал в обсуждении. Помните, что в течение совещания любой участник имеет право молчать, и его молчание может отражать стиль коммуникаций или крайний дискомфорт. Ваша задача — сделать так, чтобы каждый мог чувствовать себя увереннее и был готов, а не обязан высказаться.
7. Отсчитывайте время тишины
Если желающих ответить на ваш вопрос нет, надо переходить к новому вопросу или переформулировать старый так, чтобы на него было легче ответить. Но сколько нужно ждать? Элиз Кит, основательница и CEO компании Lucid Meetings, рекомендует правило пяти секунд: сосчитайте про себя до пяти, ожидая ответа на вопрос, затем переходите к следующему. Смысл в том, что четыре секунды может оказаться недостаточно, а шесть будут выглядеть томительной паузой.
Лично я предпочитаю давать семь секунд, но вы можете менять время по своему вкусу. Не знаю, обосновано ли это правило с научной точки зрения, но оно дает ведущему инструмент поддержки инклюзии, предотвращает неловкость и — конечно же — избавляет от домыслов.
В моей организации эта тактика получила такую известность, что иногда руководители с усмешкой произносят: «Семь секунд прошло, двигаемся дальше».
8. Это разговор, а не интервью
У вас может быть список подготовленных вопросов, но задавайте их в контексте, чтобы не выглядеть работником, переписывающим население. Не говорите «Мой первый вопрос… Мой второй вопрос… Мой третий вопрос…», лучше скажите что-то вроде «Следующий вопрос связан с тем, что ранее сказал Джим…» или «Следующий вопрос связан с проблемой, которую мы обсуждаем с собрания в прошлом месяце…»
Главное — самому быть участником разговора, а не просто вести заметки. Если люди увидят, что вам небезразлична тема обсуждения, вы обращаете пристальное внимание на подробности и участвуете в нем, им будет комфортнее делиться с вами мыслями.
***
Сделать так, чтобы большинство участников встречи отвечали на вопросы, может оказаться нелегко, но виртуальные совещания дают вам инструменты, которые помогут справиться с такими сложностями. И если ничего не помогает, у вас есть пять-семь секунд, прежде чем вы сможете попытаться еще раз.